エクセル（Excel）さんって、イイ子ですよね？

こんにちは、かっぱさんです。

エクセル大好き！

エクセル最強！！

かっぱさんの半分は
エクセルでてきている！！

 というぐらいエクセル（狂）信者な自分ですｗ

エクセルってのは、Microsoft社からリリースされている表計算ソフトです。
Office製品に含まれていることもあり、知らない方はいないと思います。

ただ、エクセルって日常業務の中で嫌われていることがあります。

• エクセルで資料作るな！
• エクセル方眼紙ってなんやねん！？
• 関数なんか分からん！
• マクロって美味しいの？

まぁ、いろいろ言われています。

エクセルが高機能であることに、異を唱える方はいないとは思うんですけど、それを上回る悪評があるように思います。

自称エクセリストとしては、非常に悲しい。

自分以外にもエクセル愛に溢れた方は多いはず。

そこで、エクセルを業務で使っていて発生した問題をネタにして、そのあたりを心掛けることでエクセルの地位向上を図りたい！
（※全て自分の実体験ですが、大勢に沿うかどうかは知りませんｗ）

資料が足らんぞ

資料をまとめて、レポート的な部分を含めて提出したときのこと。

上司：「情報不足で分かりづらい。資料が足らんのちゃうか？」

（状況説明）

自分：「なるほど、そういうことか・・・」

　→　別シートに記載があることに
　　　気づいてもらえなかったorz

シート名を記載していても、気づいてもらえないことが多々ありました。

概要のシートをつけた場合でも、編集後、保存したシートからファイルが開かれるため、その存在に気づかれないことがあります。

ドキュメントとしてまとめる場合は気を付けましょう。

脱字が多すぎる

提出した資料を確認してもらうときのこと。

上司：「文末とか脱字が多い。意味が分からん」

（状況説明）

自分：「そういうことか・・・」

　→　紙出力して確認されていたため
　　　見切れていたorz

編集環境では問題なく読めていたとしても、紙出力した場合、セル末尾などが出力さない場合があります。

また、図表を添えたときにテキストボックスで文章を入れていた場合にも、同様に見切れてしまうことがあります。

また、ビュアーだったり、バージョンの違うエクセルで確認している場合でも、発生することがあります。

データの一覧など表計算ソフトの利点を活かした資料など、他のツールでの代替が効かない場合もあるかと思います。

こういった場合は、印刷プレビューで確認の上、PDFで出力したデータにして提出するなどして回避しましょう。

何枚出力する気や！

会議用に資料をプリントアウト。
（データは自分が作ったものではありませんｗ）

プリンタの辺りで・・・

同僚：「うわぁぁ・・・」

そこにはド大量の出力が・・・。

（状況確認）

自分：「そういうことか・・・」

　→　シート下部に不要なデータが
　　　残っていたため、そこまで出力orz

 焦っているときにやってしまうことがあります。

ちゃんと見ておけよ、って話だったりしますが、パッと見の目視では分からないケースがあります。

セルに関数が設定されているだけで、見ために何も表示されていない場合があるからです。

おまけにこのときは、印刷範囲とページ設定がうまくできていなかったため、列の末尾が別のページとして設定されており、意味のない出力が倍増、といった状況でしたorz

出力前は、印刷プレビューや印刷範囲をしっかり確認。

その際、拡縮設定を「全ての列を1ページに印刷」としておくと、予想外のレイアウトになる場合に事前に察知できます。

あと、スクロールバーでページ数は把握しておきましょう。

データがデカ過ぎる！

同僚：「資料、見せて」

自分：「はい、チャットワークで送りますね、ほい」

同僚：「まだ？？」

自分：「えっ！？」

 （状況確認）

自分：「なんじゃ、この容量はぁぁ！！」

　→　表示されていないデータも保存。
　　　結果、容量が膨大に・・・orz

これは、自分でも理由が分からないんですが、複数人の資料からシートをマージしてまとめた資料で発生しました。

必要なシートのみ、新規のファイルにコピーしたら、容量が5%ぐらいになりました。

一時的なデータでも保存されているのではないかな？という推測。

それ以外にも、説明のために貼り付けた画像を縮小して表示しているときに、予想以上に容量が大きくなることがあります。

この場合は「画像の圧縮」を行うことでファイルの減量が可能です。

 

うむ、力尽きましたｗ

続きは次回に続きます！

それでは、また。